Tips voor een goede out of office

Tips voor een goede out of office


  • 18 juni 2019
  • lore

Lopende projecten, opdrachten en sollicitaties overgedragen of afgerond: jij bent helemaal klaar voor je vakantie! Maar toch kijk je nu al weer op tegen je eerste dag terug op kantoor, want die staat gegarandeerd in het teken van je overvolle mailbox. Want terwijl jij er even tussenuit bent, gaat het mailverkeer gewoon door. De mensen die in jouw afwezigheid je mailbox vullen, zullen allemaal je out of office-bericht ontvangen. Belangrijk dus dat je even bij de inhoud jouw bericht stilstaat.

Een veel voorkomende tekst is diegene is redelijk standaard is en het woordje niet komt er heel vaak in terug. Bijvoorbeeld: “Van 23/07/2019 tot 11/08/2019 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

Je helpt met deze boodschap de ontvanger niet echt verder. Een gemiste kans! Want door even langer stil te staan bij een persoonlijk en positiever bericht, kan je je ontvanger toch een goed gevoel bezorgen.

Hoe doe je dat? Lees onze 5 tips.

 

  1. Zeg waarom en hoe lang je afwezig bent

Geef in je out of office bericht duidelijk aan waarom je niet op kantoor bent. Je bent met vakantie, je verhuist of om persoonlijke redenen. Je hoeft daarbij niet te uitgebreid in detail te treden. Dus niet: “Ik ben eerst 2 dagen in Parijs voor we doorrijden naar het zuiden van Frankrijk voor 3 weken aan de kust.”

Vaak staat erin hoe lang iemand niet aanwezig is, maar belangrijker voor de ontvanger van je automatisch bericht is wanneer je terug beschikbaar bent.

  1. Vermeld wat er wél kan

Als je jouw bericht instelt, vertel er dan bij wie de zender terecht kan tijdens je afwezigheid. Probeer hier duidelijk en positief over te zijn.

Zeg niet: “Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

Maar zeg eerder: “Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Mijn collega Charlotte beantwoordt graag je vragen, je kunt haar bereiken via 03/123 45 67.”

  1. Maak je bericht persoonlijk

Ook een automatisch verzonden antwoord kan je een persoonlijke toets geven. Denk daarbij aan de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiter. Ook humor kan. Hoe je dit precies aanpakt, kan jij het best inschatten. Jij weet wat binnen het bedrijf kan en kent je doelpubliek.

  1. Lees je e-mails of niet?

Tegenwoordig kan bijna iedereen zijn e-mails overal en ook buiten de werkuren lezen. Sommige mensen gaan ervanuit dat je ook op vakantie je e-mails af en toe doorneemt en antwoordt op de belangrijkste. Zet duidelijk in je out of office of je al dan niet even volledig afstand neemt van je mailbox (beste tip van allemaal).

  1. Wacht niet tot het laatste moment

De meeste mensen stellen hun out of office pas heel last minute in. Op deze manier zit je al met je hoofd bij de vakantie en is origineel uit de hoek komen niet evident of heb je er geen tijd meer voor. Stel hem daarom een paar dagen vooraf al in. Vergeet ook geen einddatum in te stellen 😉

Maar vooral, geniet van je vakantie!

 

Voorbeelden

Neutraal out of office bericht

Beste,

Ik ben tot 11 augustus met vakantie en kan mijn e-mails niet lezen. Tijdens mijn afwezigheid kan je met jouw vragen terecht bij mijn collega Charlotte Peeters op het nummer 03/123 45 67.

Met vriendelijke groeten

 

Formele out of office

Beste,

Bedankt voor uw bericht. Tot en met 11 augustus ben ik met vakantie zonder toegang tot mijn e-mails. Tot dan kan u bij mijn collega Charlotte Peeters terecht op het nummer 03/123 45 67. Indien uw vraag tot na 11 augustus kan wachten, neem ik dan graag persoonlijk contact met u op.

Nog een fijne dag.

Met vriendelijke groeten,

 

Persoonlijk bericht

Beste,

Tot en met 11 augustus werk ik aan mijn teint in het zuiden van Frankrijk. Omdat ik tijdens mijn vakantie mijn e-mails niet kan lezen, helpt mijn collega Charlotte Peeters u graag verder op 03/123 45 67. Ik ben – hopelijk met een mooi kleurtje – terug op kantoor op 14 augustus.

Vriendelijke groeten,

 

Bron: https://www.voortekst.nl/tips-out-of-office-reply

Zorgeloos op vakantie? Doe een beroep op ons studentenaanbod >>