Tips voor een goede out of office
Al je lopende sollicitaties, projecten en opdrachten afgerond? Dan ben jij helemaal klaar voor een deugddoende vakantie! Lekker genieten van een paar dagen zonder stress.
Toch denk je nog aan je mailbox, die steeds voller en voller geraakt in je afwezigheid, en aan die eerste dag na je vakantie. Het mailverkeer gaat gewoon door, maar hoe kan jij je behoeden voor een overvolle inbox? Je out of office zal iedere mail automatisch beantwoorden en kan je werk achteraf aanzienlijk verminderen.
“Van 23/07/2023 tot 11/08/2023 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.” Nogal negatief eh? En bovendien help je de afzender niet. We helpen je in dit artikel om je out of office om te vormen tot een positieve en hulpvaardige boodschap. Zo wordt de afzender geholpen.
Aan de hand van deze 5 tips helpen we je bij het opstellen van een positieve en constructieve boodschap.
Zeg waarom en hoe lang je afwezig bent
Geef in je out of office bericht duidelijk aan waarom je niet op kantoor bent. Je bent met vakantie, je verhuist of om persoonlijke redenen. Je hoeft daarbij niet te uitgebreid in detail te treden. Dus niet: “Ik ben eerst 2 dagen in Parijs voor we doorrijden naar het zuiden van Frankrijk voor 3 weken aan de kust.”
Vaak staat erin hoe lang iemand niet aanwezig is, maar belangrijker voor de ontvanger van je automatisch bericht is wanneer je terug beschikbaar bent.
Wees positief en behulpzaam
Bij wie kan de afzender terecht in jouw afwezigheid?
Zeg niet: “Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”
Maar wél: “Heb je een dringende vraag? Mijn collega Charlotte beantwoordt graag je vragen, je kunt haar bereiken via 03/123 45 67.”
Personaliseer je bericht
Zelfs een automatisch antwoord kan persoonlijk aanvoelen. Voeg gerust een positieve noot toe door bijvoorbeeld je vakantiebestemming te vermelden. Een vleugje humor (binnen de juiste context) kan ook zeker! Eindig met een persoonlijke afsluiter. Denk hierbij aan het publiek dat je OOO zal ontvangen.
Lees jij je mails of niet?
Tegenwoordig kan bijna iedereen zijn e-mails overal en ook buiten de werkuren lezen. Sommige mensen gaan ervanuit dat je ook op vakantie je e-mails af en toe doorneemt en antwoordt op de belangrijkste. Zet duidelijk in je out of office of je al dan niet even volledig afstand neemt van je mailbox (beste tip van allemaal).
Wil je écht ontspannen? Dan geef je aan dat je mails niet gelezen worden.
Plan je out of office op voorhand
Zo vergeet je dit niet en kan je de tijd nemen om bovenstaande tips in praktijk uit te werken. Vertrek met een gerust hart op vakantie en vergeet je mailbox voor een paar dagen of (beter nog) weken.
Geniet van je vakantie!
Beste,
Tot en met 11 augustus werk ik aan mijn teint in het zuiden van Frankrijk. Omdat ik tijdens mijn vakantie mijn e-mails niet kan lezen, helpt mijn collega Charlotte Peeters u graag verder op 03/123 45 67. Ik ben – hopelijk met een mooi kleurtje – terug op kantoor op 14 augustus.
Vriendelijke groeten,